Zeiterfassung Pflicht 2025: Der ultimative Leitfaden für Unternehmen

Die digitale Zeiterfassung wird ab 2025 für nahezu alle Unternehmen zur gesetzlichen Pflicht. Viele Geschäftsführer stehen vor der entscheidenden Frage: Welche Zeiterfassung Software ist die richtige? Manuelle Zeiterfassung oder digitale Lösung? In diesem Artikel vergleichen wir alle Optionen und zeigen, welche Lösung sich für welche Unternehmen durchsetzt.

Zusammenfassung: Die wichtigsten Punkte zur Zeiterfassung 2025

Rechtslage: Seit dem BAG-Urteil 2022 ist die Arbeitszeiterfassung bereits Pflicht – unabhängig von der Unternehmensgröße oder Branche.

Digitale Pflicht ab 2025: Unternehmen mit mehr als 10 Mitarbeitenden müssen elektronisch erfassen, kleinere Betriebe erhalten Übergangsfristen.

Was erfasst werden muss: Arbeitsbeginn, Arbeitsende, Pausenzeiten und Überstunden müssen tagesaktuell dokumentiert werden.

Kosten: Cloud-basierte Zeiterfassung Software kostet zwischen 2-10 Euro pro Nutzer/Monat – deutlich günstiger als Bußgelder bis 30.000 Euro.

Vorteile: Digitale Systeme reduzieren Verwaltungsaufwand um bis zu 75%, verbessern die Rechtssicherheit und schaffen Transparenz für Mitarbeiter.

Umsetzung: Übergangsfristen bis 2026 geben Unternehmen Zeit für die Einführung – wer jetzt handelt, vermeidet Zeitdruck und Stress.

Die Arbeitswelt wird digitaler, und die Zeiterfassung ist der nächste wichtige Schritt. Was bisher oft über Excel-Tabellen oder Vertrauensarbeitszeit geregelt wurde, muss künftig systematisch und digital dokumentiert werden. Doch welche Lösung ist die richtige für Ihr Unternehmen?

Zeiterfassung Pflicht: Die aktuelle Rechtslage 2025

EuGH-Urteil 2019: Der Startschuss

Bereits im Mai 2019 entschied der Europäische Gerichtshof (EuGH), dass alle EU-Mitgliedstaaten Unternehmen dazu verpflichten müssen, ein System zur vollständigen Arbeitszeiterfassung einzuführen. Das System muss objektiv, verlässlich und zugänglich sein.

BAG-Urteil 2022: Deutschland zieht nach

Das Bundesarbeitsgericht (BAG) konkretisierte am 13. September 2022 die Vorgaben für Deutschland: Alle Arbeitgeber müssen ein System einführen, mit dem Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit erfasst werden können.

Koalitionsvertrag 2025: Digitale Zeiterfassung wird Pflicht

Der aktuelle Koalitionsvertrag von CDU/CSU und SPD macht es offiziell: Ab 2025 wird die elektronische Zeiterfassung für Unternehmen mit mehr als 10 Mitarbeitenden zur Pflicht. Das Ziel ist klar: mehr Transparenz, Schutz vor Überstundenmissbrauch und konsequente Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes.

Digitale vs. Manuelle Zeiterfassung: Was ist der Unterschied?

Die Wahl der richtigen Zeiterfassung ist entscheidend für den Erfolg der Umsetzung. Doch was sind die fundamentalen Unterschiede zwischen manueller und digitaler Erfassung?

Manuelle Zeiterfassung: Definition

Bei der manuellen Zeiterfassung dokumentieren Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten per Hand auf Papier, in Excel-Tabellen oder einfachen digitalen Formularen. Die Auswertung erfolgt meist ebenfalls manuell durch die HR-Abteilung.

Typische Beispiele:

• Stundenzettel aus Papier

• Excel-Tabellen

• Einfache Stempeluhren

• Handgeschriebene Arbeitszeitlisten

Digitale Zeiterfassung: Definition

Digitale Zeiterfassung nutzt Software-Lösungen, Apps oder Cloud-Systeme, um Arbeitszeiten automatisch zu erfassen, zu berechnen und auszuwerten. Die Daten werden elektronisch gespeichert und können nahtlos in andere Systeme integriert werden.

Typische Beispiele:

• Cloud-basierte Zeiterfassung Apps

• Terminal-Systeme mit Chipkarten

• Browser-basierte Software

• Mobile Apps mit GPS-Tracking

So funktioniert digitale Zeiterfassung

Bei der digitalen Zeiterfassung werden Arbeitszeiten nicht mehr manuell notiert, sondern automatisch über verschiedene Endgeräte erfasst. Mitarbeiter können sich über Apps, Browser oder Terminals ein- und ausstempeln. Die Software berechnet automatisch Arbeitszeiten, Pausen und Überstunden.

Der Ablauf im Detail:

1. Ein-/Ausstempeln: Per App, Browser oder Terminal

2. Automatische Berechnung: System errechnet Arbeitszeiten

3. Pausenerfassung: Automatische oder manuelle Pausenbuchung

4. Datenauswertung: Automatische Reports und Analysen

5. Integration: Nahtlose Anbindung an Lohnsysteme

Zeiterfassung Software Vergleich: Digital vs. Manuell

Vorteile der digitalen Zeiterfassung

Die digitale Zeiterfassung bietet entscheidende Vorteile, die besonders für wachsende Unternehmen und moderne Arbeitsmodelle relevant sind.

Effizienzsteigerung

• 75% weniger Verwaltungsaufwand: Automatische Berechnung und Auswertung

• Fehlerreduktion um 90%: Keine manuellen Übertragungsfehler

• Zeitersparnis: 5-8 Stunden pro Woche weniger HR-Aufwand

Rechtssicherheit

• DSGVO-konforme Speicherung: Sichere Datenverwahrung in deutschen Rechenzentren

• Manipulationssicher: Unveränderliche Zeitstempel

• Vollständige Dokumentation: Lückenlose Nachweise bei Betriebsprüfungen

Flexibilität

• Home-Office tauglich: Erfassung von überall möglich

• Mobile Außendienst-Teams: GPS-basierte Standorterfassung

• Verschiedene Arbeitsmodelle: Schichtarbeit, Gleitzeit, Projektarbeit

Nachteile der manuellen Zeiterfassung

Obwohl manuelle Systeme scheinbar kostengünstiger sind, bringen sie erhebliche versteckte Kosten und Risiken mit sich.

Hohe Fehlerquote

• 15% durchschnittliche Abweichung bei handschriftlichen Stundenzeitteln

• Übertragungsfehler zwischen verschiedenen Systemen

• Vergessene Einträge führen zu Nacharbeit

Rechtliche Risiken

• Unvollständige Dokumentation bei Betriebsprüfungen

• Bußgelder bis 30.000 Euro bei Verstößen gegen die Zeiterfassungspflicht

• Schwierige Nachweisführung bei arbeitsrechtlichen Streitigkeiten

Versteckte Kosten

• 5-10 Stunden wöchentlicher Aufwand für manuelle Auswertung

• Personalkosten für HR-Verwaltung

• Opportunitätskosten durch ineffiziente Prozesse

Zeiterfassung für kleine Unternehmen vs. Großunternehmen

Die Anforderungen an Zeiterfassungssysteme unterscheiden sich je nach Unternehmensgröße erheblich. Was für ein 5-Personen-Team funktioniert, ist für ein 500-Mitarbeiter-Unternehmen völlig ungeeignet.

Kleine Unternehmen (bis 10 Mitarbeiter)

Herausforderungen:

• Begrenzte IT-Ressourcen

• Kostenbewusstsein

• Einfache Bedienung erforderlich

Geeignete Lösungen:

• Cloud-basierte Apps (2-5€ pro Nutzer)

• Einfache Browser-Tools

• Manuelle Erfassung bleibt erlaubt (aber nicht empfohlen)

Mittlere Unternehmen (10-250 Mitarbeiter)

Herausforderungen:

• Elektronische Erfassung wird 2025 Pflicht

• Verschiedene Standorte

• Integration in bestehende IT-Landschaft

Geeignete Lösungen:

• Professionelle Zeiterfassung Software

• Terminal-Systeme für Produktionsbereiche

• Mobile Apps für Außendienst

Großunternehmen (250+ Mitarbeiter)

Herausforderungen:

• Komplexe Arbeitszeitmodelle

• Internationale Standorte

• Hohe Compliance-Anforderungen

Geeignete Lösungen:

• Enterprise-Zeiterfassungssysteme

• SAP-Integration

• Umfassende Reporting-Tools

Trends: Digitale vs. Manuelle Zeiterfassung – Wer gewinnt?

Marktdaten zeigen eine eindeutige Entwicklung: Die digitale Zeiterfassung setzt sich flächendeckend durch. Eine Studie von IDC prognostiziert, dass der Markt für Workforce Management Software bis 2028 auf 8,3 Milliarden USD anwachsen wird – mit einer jährlichen Wachstumsrate von 12,2%.

Treibende Faktoren der Digitalisierung

Gesetzliche Anforderungen:

• Pflicht zur elektronischen Erfassung ab 2025

• Verschärfte Kontrollen durch Arbeitsämter

• EU-weite Harmonisierung der Vorschriften

Arbeitsmodelle im Wandel:

• 65% mehr Home-Office seit 2020

• Hybride Arbeitsmodelle werden Standard

• Flexibilisierung der Arbeitszeiten

Technologische Entwicklung:

• Cloud-Computing macht Software zugänglich

• Smartphone-Durchdringung von 95%

• Künstliche Intelligenz optimiert Prozesse

Marktzahlen sprechen für sich

• 89% der Unternehmen planen bis 2025 die Einführung digitaler Zeiterfassung

• 43% Kosteneinsparung durch automatisierte Prozesse

• 78% höhere Mitarbeiterzufriedenheit durch transparente Zeiterfassung

Typische Herausforderungen bei der Zeiterfassung lösen mit ibeco

Die Einführung einer Zeiterfassung bringt verschiedene Herausforderungen mit sich. Als erfahrener IT-Dienstleister kennt ibeco die häufigsten Probleme und bietet bewährte Lösungen:

Hohe Komplexität der Systemauswahl

Das Problem: Der Markt bietet über 200 verschiedene Zeiterfassung-Tools. Die Auswahl der richtigen Lösung überfordert viele Unternehmen.

ibeco-Lösung: Unsere IT-Experten führen eine detaillierte Bedarfsanalyse durch und empfehlen die optimal passende Lösung. Wir berücksichtigen dabei Ihre spezifischen Anforderungen, bestehende IT-Landschaft und zukünftiges Wachstum.

Mitarbeiterakzeptanz und Datenschutzbedenken

Das Problem: Mitarbeiter befürchten Überwachung und haben Bedenken bezüglich ihrer Privatsphäre.

ibeco-Lösung: Wir unterstützen Sie bei der transparenten Kommunikation und Schulung Ihrer Mitarbeiter. Durch DSGVO-konforme Lösungen in deutschen Rechenzentren gewährleisten wir höchste Datenschutzstandards.

Integration in bestehende IT-Systeme

Das Problem: Die neue Zeiterfassung muss nahtlos mit Lohnsystemen, ERP-Software und anderen Tools zusammenarbeiten.

ibeco-Lösung: Als Systemintegrator sorgen wir für reibungslose Schnittstellen zwischen allen Systemen. Unser Managed IT Service übernimmt die komplette technische Umsetzung.

Compliance und rechtliche Sicherheit

Das Problem: Die komplexen rechtlichen Anforderungen überfordern insbesondere kleine Unternehmen.

ibeco-Lösung: Wir stellen sicher, dass Ihr Zeiterfassungssystem alle aktuellen und zukünftigen gesetzlichen Anforderungen erfüllt. Regelmäßige Updates halten Sie automatisch compliant.

Skalierbarkeit bei Unternehmenswachstum

Das Problem: Viele Systeme stoßen bei wachsender Mitarbeiterzahl schnell an ihre Grenzen.

ibeco-Lösung: Unsere Cloud-Lösungen wachsen automatisch mit Ihrem Unternehmen mit. Sie zahlen nur für tatsächlich genutzte Lizenzen und können jederzeit flexibel skalieren.

Praktische Umsetzung: So führen Sie Zeiterfassung erfolgreich ein

Phase 1: Vorbereitung und Planung (4-6 Wochen)

1. Bestandsaufnahme

• Aktuelle Erfassungsverfahren analysieren

• Rechtliche Anforderungen prüfen

• Mitarbeiterzahl und Standorte erfassen

2. Systemauswahl

• Anforderungskatalog erstellen

• Anbieter vergleichen

• Testversionen evaluieren

3. Stakeholder einbeziehen

• Betriebsrat informieren

• Führungskräfte schulen

• IT-Abteilung vorbereiten

Phase 2: Pilotprojekt (2-4 Wochen)

1. Testgruppe definieren

• 10-20% der Belegschaft

• Verschiedene Abteilungen abbilden

• Tech-affine Mitarbeiter als Champions

2. System konfigurieren

• Arbeitszeitmmodelle einrichten

• Benutzerkonten anlegen

• Schnittstellen testen

3. Feedback sammeln

• Tägliche Kurzabstimmungen

• Probleme dokumentieren

• Verbesserungen umsetzen

Phase 3: Vollständiger Rollout (4-8 Wochen)

1. Mitarbeiterschulungen

• Präsenzschulungen für alle

• Video-Tutorials bereitstellen

• FAQ-Dokumente erstellen

2. Technischer Support

• Hotline einrichten

• Vor-Ort-Support anbieten

• Problemlösungen dokumentieren

3. Überwachung und Optimierung

• Nutzungsstatistiken auswerten

• Prozesse anpassen

• Continuous Improvement

Kosten der Zeiterfassung: ROI-Berechnung für Ihr Unternehmen

Kostenvergleich: Manuell vs. Digital (50 Mitarbeiter)

Manuelle Zeiterfassung:

• HR-Aufwand: 8h/Woche × 52 Wochen × 35€/h = 18.200€/Jahr

• Fehlerkosten: 5% Überstunden × 150.000€ Lohnsumme = 7.500€/Jahr

• Gesamtkosten: 25.700€/Jahr

Digitale Zeiterfassung:

• Software: 50 Lizenzen × 5€ × 12 Monate = 3.000€/Jahr

• Einrichtung und Schulung (einmalig): 2.500€

• HR-Aufwand: 2h/Woche × 52 Wochen × 35€/h = 3.640€/Jahr

• Gesamtkosten Jahr 1: 9.140€

• Gesamtkosten ab Jahr 2: 6.640€/Jahr

Ersparnis: 19.060€ pro Jahr = 76% Kosteneinsparung

Zusätzliche Benefits (nicht monetär)

• Rechtssicherheit: Schutz vor Bußgeldern bis 30.000€

• Mitarbeiterzufriedenheit: 23% weniger Konflikte über Arbeitszeiten

• Führungsinformationen: Bessere Personalplanung durch Datenanalyse

Zeiterfassung Software: Marktüberblick 2025

Cloud-basierte Lösungen (Empfohlen)

Vorteile:

• Keine lokale Installation nötig

• Automatische Updates

• Zugriff von überall

• Skalierbarkeit

Typische Anbieter:

• Clockodo (ab 4€/Nutzer)

• TimeTac (ab 3€/Nutzer)

• Staffomatic (ab 2,50€/Nutzer)

On-Premises-Lösungen

Vorteile:

• Vollständige Datenkontrolle

• Einmalige Lizenzkosten

• Anpassbare Software

Nachteile:

• Hohe Anfangsinvestitionen

• Wartungsaufwand

• Begrenzte Mobilität

Terminal-Systeme

Einsatzgebiete:

• Produktion und Fertigung

• Lagerbereiche

• Eingangsbereiche

Features:

• Chipkarten oder Fingerabdruck

• Robuste Hardware

• Offline-Fähigkeit

Rechtliche Anforderungen im Detail

Was muss erfasst werden?

Pflichtangaben nach ArbZG:

• Beginn der täglichen Arbeitszeit

• Ende der täglichen Arbeitszeit

• Dauer der Arbeitszeit

• Pausenzeiten

• Überstunden und Mehrarbeit

Aufbewahrungsfristen

• Mindestens 2 Jahre für alle Arbeitszeitnachweise

• 4 Jahre bei Mindestlohn-relevanten Daten

• 30 Jahre bei besonderen Tätigkeiten (z.B. Gefahrstoffe)

Datenschutz und DSGVO

Rechtmäßigkeit der Verarbeitung:

• Gesetzliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1c DSGVO)

• Berechtigtes Interesse des Arbeitgebers

Technische Maßnahmen:

• Verschlüsselung der Datenübertragung

• Zugriffskontrollen

• Regelmäßige Backups

Branchenspezifische Lösungen

Baugewerbe und Handwerk

Besondere Anforderungen:

• Mobile Zeiterfassung auf wechselnden Baustellen

• GPS-Tracking für Fahrtzeiten

• Offline-Funktionalität bei schlechter Netzabdeckung

Empfohlene Features:

• Robuste Apps für Smartphones

• Projektbezogene Zeiterfassung

• Foto-Dokumentation für Arbeitsnachweis

Gastronomie und Einzelhandel

Besondere Anforderungen:

• Schichtplanung integriert

• Flexible Arbeitszeitmodelle

• Schnelle Ein-/Ausstempelung im Kundenbetrieb

Empfohlene Features:

• Terminal-Systeme am Arbeitsplatz

• Schichtplan-Integration

• Urlaubsverwaltung

IT und Dienstleistung

Besondere Anforderungen:

• Projektbezogene Zeiterfassung

• Home-Office Integration

• Kundenabrechnung

Empfohlene Features:

• Browser-basierte Tools

• API-Schnittstellen

• Detaillierte Reporting-Funktionen

Zukunft der Zeiterfassung: KI und Automatisierung

Künstliche Intelligenz revolutioniert die Zeiterfassung

Automatische Mustererkennung:

• KI erkennt typische Arbeitszeitmuster

• Automatische Vorschläge für Pausenzeiten

• Anomalie-Erkennung bei ungewöhnlichen Buchungen

Predictive Analytics:

• Vorhersage von Personalbedarf

• Optimierung der Schichtplanung

• Früherkennung von Überlastung

Integration mit anderen Systemen

Internet of Things (IoT):

• Automatische Erfassung durch Sensoren

• Integration mit Zutrittskontrollsystemen

• Smart Building-Technologien

Voice-Technologie:

• Sprachgesteuerte Zeiterfassung

• Alexa for Business Integration

• Hands-free Bedienung

Häufige Fehler vermeiden

Technische Fallstricke

1. Unzureichende Internetverbindung

• Problem: Cloud-Apps funktionieren nicht offline

• Lösung: Hybrid-Systeme mit lokaler Pufferung

2. Fehlende Mobile-Optimierung

• Problem: Apps sind nicht benutzerfreundlich

• Lösung: Native Apps statt Web-Apps nutzen

3. Komplizierte Benutzerführung

• Problem: Mitarbeiter umgehen das System

• Lösung: Ein-Klick-Lösungen implementieren

Organisatorische Herausforderungen

1. Mangelnde Kommunikation

• Problem: Widerstand der Belegschaft

• Lösung: Transparente Kommunikation der Vorteile

2. Fehlende Schulungen

• Problem: Fehlerhafte Nutzung

• Lösung: Umfassende Einführungsprogramme

3. Unklare Prozesse

• Problem: Inkonsistente Anwendung

• Lösung: Detaillierte Arbeitsanweisungen

Checkliste: Zeiterfassung-Projekt erfolgreich umsetzen

✅ Vorbereitungsphase

• [ ] Rechtliche Anforderungen für Ihre Branche prüfen

• [ ] Ist-Zustand der aktuellen Zeiterfassung analysieren

• [ ] Budget für Software und Implementierung definieren

• [ ] Projektteam aus HR, IT und Geschäftsführung bilden

• [ ] Betriebsrat frühzeitig einbeziehen

✅ Auswahlphase

• [ ] Anforderungskatalog erstellen

• [ ] Mindestens 3 Anbieter vergleichen

• [ ] Testversionen mit realen Daten evaluieren

• [ ] Referenzkunden kontaktieren

• [ ] Datenschutz- und Sicherheitskonzept prüfen

✅ Implementierungsphase

• [ ] Pilotgruppe für ersten Test definieren

• [ ] Schnittstellen zu bestehenden Systemen testen

• [ ] Mitarbeiterschulungen durchführen

• [ ] Support-Hotline einrichten

• [ ] Go-Live mit technischem Backup planen

✅ Optimierungsphase

• [ ] Nutzerfeedback systematisch sammeln

• [ ] Prozesse basierend auf Erfahrungen anpassen

• [ ] Erfolg anhand von KPIs messen

• [ ] Kontinuierliche Verbesserungen umsetzen

• [ ] Compliance regelmäßig überprüfen

Fazit: Die Zukunft gehört der digitalen Zeiterfassung

Die digitale Zeiterfassung ist nicht nur eine gesetzliche Pflicht, sondern eine echte Chance zur Modernisierung Ihrer HR-Prozesse. Während manuelle Systeme scheinbar kostengünstiger erscheinen, zeigt die Praxis eindeutig: Digitale Lösungen sparen bis zu 76% der Verwaltungskosten und bieten deutlich höhere Rechtssicherheit.

Die Marktentwicklung ist eindeutig: 89% der Unternehmen werden bis 2025 auf digitale Zeiterfassung umstellen.Wer jetzt handelt, verschafft sich einen Wettbewerbsvorteil und vermeidet den Stress einer Last-Minute-Umsetzung.

Ihre nächsten Schritte

1. Bestandsaufnahme: Bewerten Sie Ihre aktuelle Zeiterfassung

2. Beratung: Lassen Sie sich von Experten beraten

3. Testphase: Starten Sie mit einem kleinen Pilotprojekt

4. Rollout: Implementieren Sie schrittweise im ganzen Unternehmen

5. Optimierung: Nutzen Sie die Daten für bessere Personalplanung

Professionelle Unterstützung durch ibeco

Als erfahrener IT-Dienstleister begleitet ibeco Unternehmen bei der erfolgreichen Einführung digitaler Zeiterfassungssysteme. Von der Bedarfsanalyse bis zum Go-Live und darüber hinaus.

Unsere Zeiterfassung-Services:

• Strategische Beratung: Auswahl der optimalen Lösung für Ihr Unternehmen

• Technische Umsetzung: Installation, Konfiguration und Integration

• Mitarbeiterschulung: Umfassende Trainings für alle Nutzer

• Ongoing Support: Managed IT Services für reibungslosen Betrieb

• Compliance-Sicherheit: Gewährleistung aller rechtlichen Anforderungen

Die Zeit zu handeln ist jetzt. Kontaktieren Sie uns für eine kostenlose Beratung und machen Sie Ihr Unternehmen fit für die digitale Zukunft der Zeiterfassung.

FAQ - Häufig gestellte Fragen zur Zeiterfassung

Ist die Zeiterfassung für alle Unternehmen Pflicht? Ja, seit dem BAG-Urteil von 2022 müssen alle Unternehmen unabhängig von der Größe die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter erfassen. Ab 2025 wird zusätzlich die elektronische Erfassung für Unternehmen mit mehr als 10 Mitarbeitern zur Pflicht.

Was kostet eine professionelle Zeiterfassung Software? Cloud-basierte Lösungen kosten zwischen 2-10 Euro pro Nutzer und Monat. Bei 50 Mitarbeitern entspricht das jährlichen Kosten von 1.200-6.000 Euro – deutlich weniger als die Verwaltungskosten manueller Systeme.

Können Mitarbeiter die Zeiterfassung manipulieren? Moderne digitale Systeme sind manipulationssicher durch verschlüsselte Datenübertragung, unveränderliche Zeitstempel und Plausibilitätsprüfungen. Manuelle Systeme sind deutlich anfälliger für Manipulation.

Müssen auch Führungskräfte ihre Zeit erfassen? Grundsätzlich ja. Die Zeiterfassungspflicht gilt für alle Arbeitnehmer. Ausnahmen gibt es nur für echte Geschäftsführer und leitende Angestellte mit Prokura, die weitgehend selbstständig über ihre Arbeitszeit entscheiden.

Wie läuft die Zeiterfassung im Home-Office? Digitale Zeiterfassung funktioniert im Home-Office genauso wie im Büro. Mitarbeiter können sich über Apps oder Browser ein- und ausstempeln. GPS-Tracking ist dabei nicht erforderlich und oft auch nicht erwünscht.

Was passiert bei Verstößen gegen die Zeiterfassungspflicht? Verstöße können Bußgelder bis zu 30.000 Euro nach sich ziehen. Zusätzlich drohen arbeitsrechtliche Konsequenzen und Probleme bei Betriebsprüfungen. Eine ordnungsgemäße Zeiterfassung ist daher essentiell.

Können wir weiterhin Vertrauensarbeitszeit anbieten? Ja, Vertrauensarbeitszeit und Zeiterfassung schließen sich nicht aus. Mitarbeiter können ihre Arbeitszeit flexibel gestalten, müssen aber trotzdem dokumentieren, wann und wie lange sie arbeiten.

Welche Daten müssen bei der Zeiterfassung gespeichert werden? Erfasst werden müssen: Arbeitsbeginn, Arbeitsende, Pausenzeiten, Gesamtarbeitszeit und Überstunden. Die Daten müssen mindestens 2 Jahre aufbewahrt werden und DSGVO-konform gespeichert sein.

Ist eine kostenlose Zeiterfassung ausreichend? Kostenlose Lösungen haben meist starke Einschränkungen bei Nutzerzahl, Funktionen und Support. Für professionelle Anforderungen und Rechtssicherheit sind kostenpflichtige Lösungen zu empfehlen.

Wie schnell kann eine Zeiterfassung eingeführt werden? Bei professioneller Begleitung dauert die Einführung 6-12 Wochen von der Planung bis zum Go-Live. Ein Pilotprojekt kann bereits nach 2-3 Wochen starten.

Brauchen wir spezielle Hardware für die Zeiterfassung? Nicht zwingend. Cloud-basierte Lösungen funktionieren mit vorhandenen Smartphones, Tablets oder Computern. Nur für spezielle Einsatzbereiche (Produktion, Lager) sind dedizierte Terminals sinnvoll.