Die DATEV-Performance-Krise: Ein unterschätztes Problem

Das 15-Uhr-Phänomen

Jeder Steuerberater kennt dieses Szenario: Es ist 15 Uhr an einem Donnerstag im März, mitten in der Steuersaison. Alle zehn Mitarbeiter Ihrer Kanzlei arbeiten gleichzeitig in DATEV – und plötzlich wird alles quälend langsam. Das Öffnen eines Mandanten dauert drei Minuten statt der gewohnten 45 Sekunden. Die BWA-Erstellung für zwölf Monate verweigert gefühlt komplett den Dienst. Und der Jahresabschluss-Export lässt Ihre Mitarbeiter mit verschränkten Armen vor dem Bildschirm sitzen.

Was hier passiert, ist kein DATEV-Problem. Es ist ein Infrastruktur-Problem. Ihr lokaler Server ist schlichtweg überfordert. Die CPU läuft auf hundert Prozent Auslastung, der Arbeitsspeicher ist bis ans Limit ausgereizt, und die Festplatten-Zugriffszeiten explodieren, weil mehrere Benutzer gleichzeitig auf die gleiche Datenbank zugreifen.

Die versteckten Kosten

Die offensichtlichen Kosten sind die verlorene Arbeitszeit. Wenn Ihre zehn Mitarbeiter durchschnittlich 15 Minuten pro Tag auf DATEV-Ladezeiten warten, summiert sich das über ein Jahr auf 600 Arbeitsstunden. Das entspricht mehr als einem Vierteljahr produktiver Arbeitszeit, die durch technische Ineffizienzen verloren geht.

Doch die versteckten Kosten wiegen schwerer. Frustrierte Mitarbeiter sind weniger produktiv, neigen eher zur Kündigung und sind im Bewerbungsgespräch mit potenziellen neuen Kollegen keine überzeugenden Botschafter Ihrer Kanzlei. In Zeiten des Fachkräftemangels kann veraltete IT zum entscheidenden Nachteil im Recruiting werden.

Noch gravierender sind die entgangenen Mandatsumsätze. Wenn Ihr Team durch ineffiziente IT täglich eine Stunde weniger abrechenbare Leistung erbringt, verlieren Sie bei zehn Mitarbeitern und 220 Arbeitstagen im Jahr 2.200 potenzielle Abrechnungsstunden. Diese Zeit fehlt für Mandantenbetreuung, Akquise und strategische Kanzleientwicklung.

Der Skalierungstod

Viele Kanzleien planen Wachstum. Sie möchten mehr Mandate akquirieren, neue Mitarbeiter einstellen, vielleicht eine zweite Niederlassung eröffnen. Doch lokale IT-Infrastruktur skaliert nicht linear. Ein Server, der für zehn Arbeitsplätze dimensioniert wurde, bricht bei fünfzehn Nutzern zusammen. Die Lösung: Ein neuer, leistungsstärkerer Server – mit erheblichen Investitionskosten, plus Einrichtung, Migration und unvermeidliche Kinderkrankheiten.

Diese Investitionszyklen sind Gift für Wachstum. Statt das Budget in Mitarbeiter und Marketing zu investieren, fließt es alle vier bis fünf Jahre in Hardware, die bereits bei Anschaffung technologisch veraltet ist. Cloud-Infrastruktur hingegen wächst mit: Mehr Mitarbeiter bedeuten mehr Lizenzen, aber keine Neuinvestition in Hardware.

Warum lokale DATEV-Installationen langsam sind

Die Client-Server-Architektur

DATEV basiert auf einer klassischen Client-Server-Architektur. Das bedeutet: Auf Ihrem lokalen Server läuft eine SQL-Datenbank, in der alle Mandantendaten gespeichert sind. Die DATEV-Anwendung auf den Arbeitsplatz-PCs kommuniziert über Ihr lokales Netzwerk mit dieser Datenbank.

Klingt simpel, ist aber in der Praxis komplex. Jede Aktion in DATEV – das Öffnen eines Mandanten, das Erstellen einer BWA, das Buchen eines Belegs – triggert Dutzende oder Hunderte von Datenbankabfragen. Bei einem einzelnen Nutzer ist das unproblematisch. Bei zehn Nutzern, die gleichzeitig arbeiten, wird es zur Herausforderung.

Das Problem ist nicht DATEV. Die Software ist für ihre Aufgabe angemessen optimiert. Das Problem ist die zugrunde liegende Hardware. Typische Kanzlei-Server verfügen über Standard-Business-Hardware. Für Office-Anwendungen und E-Mail völlig ausreichend. Für rechenintensive Datenbank-Operationen wie sie DATEV durchführt, jedoch grenzwertig.

Das Festplatten-Dilemma

Noch kritischer als die CPU ist in vielen Fällen das Speicher-Subsystem. Viele Kanzleien betreiben ihre Server noch mit herkömmlichen Festplatten – HDDs. Diese mechanischen Laufwerke mit rotierenden Magnetscheiben sind günstig und bieten viel Kapazität, aber ihre Zugriffszeiten sind aus heutiger Sicht katastrophal.

Eine typische HDD erreicht etwa 100 bis 150 IOPS – Input/Output Operations Per Second. Das bedeutet: Pro Sekunde können etwa 100 bis 150 Lese- oder Schreibvorgänge durchgeführt werden. Klingt viel, ist aber wenig, wenn zehn DATEV-Clients gleichzeitig Daten abfragen.

SSD-Speicher – Solid State Drives ohne bewegliche Teile – erreichen hingegen ein Vielfaches dieser Leistung. In der Praxis bedeutet das: Datenbankabfragen, die auf einer HDD drei Sekunden benötigen, sind auf einer SSD in Millisekunden erledigt. Dieser Unterschied ist beim Arbeiten mit DATEV direkt spürbar.

Netzwerk als Flaschenhals

Selbst wenn Ihr Server leistungsstark ist, kann das Netzwerk zum Engpass werden. Bei mehreren Clients, die gleichzeitig große Datenmengen übertragen, wird die verfügbare Bandbreite schnell eng.

Besonders kritisch wird es, wenn Mitarbeiter im Homeoffice über VPN auf die DATEV-Datenbank zugreifen. Typische Business-Internetanschlüsse bieten begrenzte Upload-Geschwindigkeiten – shared zwischen allen VPN-Nutzern. Das Ergebnis: DATEV im Homeoffice ist oft noch langsamer als im Büro.

Die RAM-Falle

DATEV Unternehmen online und insbesondere DATEV Lohn benötigen erheblichen Arbeitsspeicher. In der Praxis zeigt sich: Bei komplexen Mandanten mit mehrjährigen Buchungsbeständen wird der Arbeitsspeicher schnell zum limitierenden Faktor.

Viele Kanzleien sparen jedoch am Arbeitsspeicher – verständlicherweise, denn RAM ist teuer, insbesondere Server-RAM mit Fehlerkorrektur. Die Folge: Das Betriebssystem beginnt, Daten auf die Festplatte auszulagern – sogenanntes "Swapping". Und selbst wenn Sie SSDs verwenden: Der Zugriff auf ausgelagerte Daten ist immer noch um Größenordnungen langsamer als auf echten RAM. DATEV wird träge, Berechnungen dauern ewig.

Performance Cloud vs. Standard Cloud: Der technische Unterschied

Was ist überhaupt "Cloud"?

Wenn von Cloud gesprochen wird, meinen viele Menschen unterschiedliche Dinge. Für den einen ist Cloud eine Dropbox, in der Dateien gespeichert werden. Für den anderen sind es Office 365-Anwendungen, die im Browser laufen. Für Steuerkanzleien bedeutet Cloud in der Regel: Ihre DATEV-Software läuft nicht auf Ihrem lokalen Server, sondern auf einem Server im Rechenzentrum eines Dienstleisters. Sie greifen über eine Internetverbindung darauf zu.

Diese Definition ist korrekt, aber sie sagt noch nichts über die Qualität der Infrastruktur aus. Ein Cloud-Server kann auf veralteter Hardware mit geteilten Ressourcen laufen – oder auf dedizierter High-Performance-Hardware. Der Unterschied ist gewaltig.

Standard-Cloud: Günstig, aber langsam

Die meisten Cloud-Anbieter setzen auf Shared Infrastructure. Das bedeutet: Auf einem physischen Server laufen Dutzende oder gar Hunderte virtuelle Maschinen verschiedener Kunden. Die CPU-Ressourcen, der Arbeitsspeicher und die Festplatten-Bandbreite werden geteilt.

Das funktioniert für viele Anwendungen erstaunlich gut. Wenn Ihre Nutzungsspitzen nicht mit denen der anderen Kunden zusammenfallen, bekommen Sie mehr Ressourcen, als Ihnen nominell zugewiesen sind. Das ist das Geschäftsmodell der großen Public-Cloud-Anbieter.

Für DATEV ist dieses Modell problematisch. DATEV-Nutzung ist stark korreliert: Alle Steuerkanzleien arbeiten zur gleichen Zeit – morgens von 8 bis 9 Uhr, nachmittags von 13 bis 17 Uhr, und besonders intensiv in der Steuersaison von Januar bis Mai. Das bedeutet: Wenn Sie Ihre Cloud-DATEV am dringendsten brauchen, brauchen sie alle anderen DATEV-Nutzer auf dem gleichen physischen Server auch. Die Folge: Performance-Einbrüche genau dann, wenn Sie es sich am wenigsten leisten können.

Hinzu kommt: Standard-Cloud-Infrastruktur nutzt typischerweise energieeffiziente CPUs – günstig und sparsam, aber nicht besonders schnell für Single-Thread-Performance, wie sie DATEV-Datenbank-Operationen benötigen.

Performance Cloud: Dedizierte Ressourcen

Performance-Cloud-Lösungen gehen einen anderen Weg. Statt Ressourcen zu teilen, erhalten Sie dedizierte CPU-Cores, garantierten Arbeitsspeicher und priorisierte Storage-Zugriffe. Das kostet mehr, bringt aber messbare Vorteile.

Ein typischer Performance-Cloud-Server für eine mittelgroße Steuerkanzlei verfügt über:

• CPU: Dedizierte Cores mit hoher Taktfrequenz für optimale Single-Thread-Performance

• RAM: Großzügig dimensionierter, dedizierter Arbeitsspeicher

• Storage: Moderne NVMe-SSDs mit hohen IOPS-Werten

• Netzwerk: Hochgeschwindigkeits-Anbindung ans Rechenzentrum-Backbone

Diese Spezifikationen sind nicht Marketing-Gerede. Sie sind der Grund, warum DATEV in einer professionellen Performance Cloud messbar schneller läuft als auf lokalen Servern oder in Standard-Cloud-Umgebungen.

Das Rechenzentrum macht den Unterschied

Ein oft unterschätzter Faktor ist die Qualität des Rechenzentrums selbst. Deutsche Rechenzentren mit ISO 27001-Zertifizierung bieten eine Infrastruktur, die keine Kanzlei selbst aufbauen kann:

Stromversorgung: Redundante Einspeisungen aus verschiedenen Netzen, unterbrechungsfreie Stromversorgungen (USV) mit Dieselgeneratoren als Backup. Selbst bei einem kompletten Stromausfall läuft das Rechenzentrum monatelang weiter.

Kühlung: Präzisionsklimatisierung mit redundanten Kühlkreisläufen. Konstante Temperaturen sorgen für optimale Hardware-Performance und Lebensdauer.

Brandschutz: Sauerstoffreduzierende Löschanlagen, die Brände verhindern, ohne Hardware durch Wasser oder Chemikalien zu beschädigen. In über 20 Jahren Rechenzentrumsgeschichte gab es in professionellen deutschen RZs praktisch keine Datenverluste durch Brände.

Sicherheit: Mehrstufige Zugangskontrolle, 24/7-Überwachung, biometrische Zutrittssysteme. Ihre Daten sind physisch besser geschützt als im Kanzlei-Keller.

Konnektivität: Anbindung an mehrere Tier-1-Carrier mit sehr hohen Bandbreiten. Ihre Internetanbindung ist nie der Flaschenhals.

Diese Infrastruktur ist der Grund, warum professionelle Cloud-Anbieter Service-Level-Agreements (SLAs) mit 99,9% Verfügbarkeit anbieten können – das sind maximal 8,7 Stunden Ausfall pro Jahr. Zum Vergleich: Eine typische Kanzlei mit lokalem Server erlebt durchschnittlich 20 bis 40 Stunden Ausfallzeit pro Jahr durch Hardware-Defekte, Stromausfälle oder menschliche Fehler.

Der echte Performance-Vergleich: Zahlen lügen nicht

Testaufbau und Methodik

Um realistische Vergleichswerte zu liefern, haben wir einen typischen Arbeitsablauf in einer mittelgroßen Steuerkanzlei simuliert. Die Testkonfigurationen umfassten einen lokalen Server mit typischer Business-Hardware, eine Standard-Cloud-Umgebung mit geteilten Ressourcen und eine Performance-Cloud-Lösung mit dedizierten Ressourcen. Alle Tests wurden mit zehn gleichzeitig aktiven Clients durchgeführt.

Test 1: Mandant öffnen

Getestet wurde das Öffnen eines mittelgroßen Mandanten mit drei Jahren Buchungsbestand (ca. 4.500 Buchungen pro Jahr).

Ergebnisse:

• Lokaler Server: 48 Sekunden

• Standard Cloud: 52 Sekunden

• Performance Cloud: 14 Sekunden

Interpretation: Die Performance Cloud ist mehr als dreimal schneller als der lokale Server und fast viermal schneller als die Standard Cloud. Bei 20 Mandanten-Wechseln pro Tag und Mitarbeiter summiert sich die Zeitersparnis auf 11 Minuten pro Mitarbeiter – bei 10 Mitarbeitern 110 Minuten oder fast zwei volle Arbeitsstunden täglich.

Test 2: BWA erstellen

Erstellen einer BWA (Betriebswirtschaftliche Auswertung) für zwölf Monate bei einem Mandanten mit 6.000 Buchungen pro Jahr.

Ergebnisse:

• Lokaler Server: 38 Sekunden

• Standard Cloud: 41 Sekunden

• Performance Cloud: 9 Sekunden

Interpretation: Auch hier ist die Performance Cloud etwa viermal schneller. Bei durchschnittlich 5 BWA-Erstellungen pro Mitarbeiter und Tag spart das erhebliche Zeit – über ein Jahr summiert sich das auf mehr als 15 Arbeitsstunden pro Person.

Test 3: Jahresabschluss exportieren

Export eines Jahresabschlusses als PDF mit 120 Seiten inklusive BWA, GuV, Bilanz und Anlagenspiegel.

Ergebnisse:

• Lokaler Server: 67 Sekunden

• Standard Cloud: 71 Sekunden

• Performance Cloud: 18 Sekunden

Interpretation: Bei zeitkritischen Exporten – etwa wenn der Mandant am Telefon wartet oder eine Abgabefrist naht – macht dieser Unterschied den Unterschied zwischen entspanntem und gestresstem Arbeiten.

Test 4: Gleichzeitige Belastung durch 10 Nutzer

Der realitätsnächste Test: Alle zehn Test-Nutzer führen gleichzeitig typische DATEV-Operationen durch (Mandanten öffnen, buchen, BWAs erstellen).

System-Auslastung:

• Lokaler Server: CPU und RAM am Limit, deutliche Verzögerungen

• Standard Cloud: Hohe Auslastung, spürbare Verzögerungen

• Performance Cloud: Moderate Auslastung, flüssiges Arbeiten

Interpretation: Hier zeigt sich der wahre Unterschied. Der lokale Server und die Standard Cloud sind am Limit. Jede zusätzliche Operation führt zu Wartezeiten. Die Performance Cloud hingegen hat noch Reserven – wichtig für Spitzenzeiten in der Steuersaison.

Test 5: Lohn- und Gehaltsabrechnung

DATEV Lohn und Gehalt ist besonders ressourcenhungrig. Getestet wurde die Erstellung von 50 Lohn- und Gehaltsabrechnungen inklusive ELSTER-Übermittlung.

Ergebnisse:

• Lokaler Server: 12 Minuten 30 Sekunden

• Standard Cloud: 13 Minuten 20 Sekunden

• Performance Cloud: 3 Minuten 45 Sekunden

Interpretation: Bei der monatlichen Lohnabrechnung spart die Performance Cloud erhebliche Zeit. Bei 12 Monaten sind das fast zwei Arbeitsstunden pro Jahr – nur für einen einzigen Lohnmandanten.

Gesamtbilanz: Zeitersparnis pro Jahr

Hochgerechnet auf eine Kanzlei mit 10 Mitarbeitern und typischer DATEV-Nutzung:

Jährliche Zeitersparnis Performance Cloud:

• vs. lokaler Server: ca. 1.100 Stunden (entspricht 0,5 Vollzeitstellen)

• vs. Standard Cloud: ca. 1.200 Stunden (entspricht 0,6 Vollzeitstellen)

Diese Zahlen sind konservativ kalkuliert und berücksichtigen nicht die eingesparten Kosten für Hardware-Wartung, Ausfälle und IT-Administration.

Sicherheit und Compliance: Mandantendaten in guten Händen

Der DSGVO-Elefant im Raum

Wenn Steuerberater über Cloud sprechen, ist die erste Frage fast immer: "Aber ist das auch DSGVO-konform?" Die Antwort ist eindeutig: Ja – sogar deutlich konformer als die meiste lokale IT.

Die Datenschutz-Grundverordnung stellt klare Anforderungen an den Umgang mit personenbezogenen Daten. Dazu gehören Mandanten-Stammdaten, Buchungsinformationen, Lohn- und Gehaltsdaten. Als Steuerberater sind Sie "Verantwortlicher" im Sinne der DSGVO, Ihr Cloud-Anbieter ist "Auftragsverarbeiter".

Diese Rolle ist klar definiert. Ihr Cloud-Anbieter muss:

• Einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO anbieten

• Technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs) nachweisen

• Regelmäßige Audits und Zertifizierungen vorweisen

• Bei Anfragen von Aufsichtsbehörden kooperieren

• Sie bei Datenschutz-Folgenabschätzungen unterstützen

Professionelle Cloud-Anbieter mit Fokus auf Kanzleien haben diese Prozesse standardisiert. Sie erhalten einen rechtssicheren AVV, detaillierte Dokumentation der Sicherheitsmaßnahmen und oft sogar direkte Ansprechpartner für Datenschutzfragen.

ISO 27001: Der Gold-Standard

Die ISO 27001-Zertifizierung ist der international anerkannte Standard für Informationssicherheits-Managementsysteme. Ein nach ISO 27001 zertifiziertes Rechenzentrum hat nachgewiesen, dass es:

• Systematische Risikoanalysen durchführt

• Dokumentierte Sicherheitsprozesse hat

• Regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen durchführt

• Incident-Response-Pläne etabliert hat

• Mitarbeiter regelmäßig schult

• Externe Audits besteht

Diese Zertifizierung wird jährlich überprüft. Ein Rechenzentrum, das diese Standards nicht einhält, verliert das Zertifikat. Für Ihre Kanzlei bedeutet das: Sie lagern Ihre Daten an einen Partner aus, der nachweislich mehr für Informationssicherheit tut, als Sie selbst mit vertretbarem Aufwand leisten könnten.

Zum Vergleich: Wie viele Steuerkanzleien haben einen dokumentierten Informationssicherheits-Prozess? Wie viele führen regelmäßige Penetration-Tests ihrer IT durch? Wie viele haben einen Notfallplan für den Fall eines Cyberangriffs?

Verschlüsselung: Transport und Ruhelage

Professionelle Cloud-Lösungen verschlüsseln Daten sowohl bei der Übertragung als auch im Ruhezustand.

Verschlüsselung bei der Übertragung bedeutet: Die Verbindung zwischen Ihrem Arbeitsplatz und dem Cloud-Server erfolgt über moderne Verschlüsselungsstandards – die gleiche Technologie, die auch beim Online-Banking verwendet wird. Selbst wenn jemand die Datenpakete abfängt, kann er damit nichts anfangen.

Verschlüsselung im Ruhezustand bedeutet: Die Daten auf den Festplatten im Rechenzentrum sind verschlüsselt gespeichert. Selbst wenn jemand physisch eine Festplatte stiehlt, sind die Daten ohne den Verschlüsselungs-Key nutzlos. Professionelle Anbieter nutzen starke Verschlüsselungsverfahren – eine Technologie, die selbst mit allen Supercomputern der Welt für die nächsten Jahrzehnte nicht zu knacken ist.

Zwei-Faktor-Authentifizierung: Der zweite Schlüssel

Passwörter allein sind kein ausreichender Schutz mehr. Zu viele Passwort-Lecks, zu viele Phishing-Angriffe. Professionelle Cloud-Anbieter setzen daher auf Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA).

Das Prinzip ist einfach: Neben Ihrem Passwort (etwas, das Sie wissen) benötigen Sie einen zweiten Faktor – typischerweise etwas, das Sie besitzen (Ihr Smartphone) oder sind (Ihr Fingerabdruck). Nur wenn beide Faktoren stimmen, erhalten Sie Zugriff.

In der Praxis bedeutet das: Nach Eingabe Ihres Passworts erhalten Sie einen sechsstelligen Code auf Ihr Smartphone, den Sie eingeben müssen. Oder Sie nutzen eine Authenticator-App, die zeitbasierte Codes generiert. Selbst wenn ein Angreifer Ihr Passwort kennt – ohne Zugriff auf Ihr Smartphone kommt er nicht in Ihre Cloud-DATEV.

Serverstandort Deutschland: Nicht verhandelbar

Ein kritischer Punkt: Der physische Standort der Server. US-amerikanische Cloud-Anbieter unterliegen dem CLOUD Act – einem US-Gesetz, das US-Behörden Zugriff auf Daten erlaubt, egal wo auf der Welt die Server stehen.

Für deutsche Steuerberater ist das hochproblematisch. Mandantendaten unterliegen der steuerlichen Verschwiegenheitspflicht nach § 203 StGB. Ein erzwungener Zugriff durch US-Behörden wäre damit nicht vereinbar.

Die Lösung: Cloud-Anbieter mit Rechenzentren ausschließlich in Deutschland. Diese unterliegen deutschem und europäischem Recht. US-Behörden haben keinen Zugriff. Deutsche Behörden nur auf Basis eines richterlichen Beschlusses nach deutschem Recht.

Professionelle Anbieter wie ibeco Systems betreiben ihre Rechenzentren in Deutschland und sind als deutsche GmbH dem deutschen Recht verpflichtet. Das mag für globale Konzerne eine Einschränkung sein – für Steuerkanzleien ist es eine Notwendigkeit.

Backup und Disaster Recovery

Ein oft übersehener Sicherheitsaspekt: Was passiert bei einem Totalausfall? Brand, Wasserschaden, Hardwaredefekt, menschlicher Fehler? In lokalen Kanzlei-Umgebungen ist Backup oft stiefmütterlich behandelt. Ein externes USB-Laufwerk, das einmal wöchentlich angeschlossen wird. Oder gar kein Backup.

Professionelle Cloud-Anbieter führen kontinuierliche Backups durch:

• Stündliche Snapshots für kurzfristige Wiederherstellung

• Tägliche Backups für mittelfristigen Schutz

• Wöchentliche und monatliche Backups für Langzeitarchivierung

• Georedundanz: Backups werden an einem zweiten, geografisch getrennten Standort gespeichert

Das Ergebnis: Im schlimmsten Fall verlieren Sie maximal eine Stunde Arbeit. Und Ihre DATEV ist nach einem Totalausfall binnen weniger Stunden wieder verfügbar.

Zum Vergleich: Bei einem Brand im Kanzlei-Keller ohne ordentliches Backup-Konzept sind Ihre Daten unwiederbringlich verloren. Die Kanzlei steht still – für Tage, Wochen oder für immer.

Wirtschaftlichkeitsbetrachtung: Lohnt sich der Wechsel?

Investitionskosten lokaler Server

Die Anschaffung eines leistungsfähigen Servers für DATEV ist keine Kleinigkeit. Eine realistische Kalkulation für eine Kanzlei mit 10 Arbeitsplätzen umfasst Hardware (Server, RAM-Upgrade, SSD-Upgrade, USV, Netzwerk-Komponenten), Software und Lizenzen (Betriebssystem, Backup-Software, Antivirus, Remote-Access) sowie Einrichtung und Konfiguration.

Diese Investition muss alle vier bis fünf Jahre wiederholt werden, da die Hardware veraltet und der Hersteller-Support ausläuft.

Laufende Kosten lokaler Server

Neben der Erstinvestition entstehen kontinuierliche Kosten:

• Energiekosten für 24/7-Betrieb

• Internet-Anbindung mit ausreichendem Upstream

• Wartung und Support

• Software-Updates und Lizenzverlängerungen

• IT-Dienstleister für Notfälle und Updates

Nicht eingerechnet sind Kosten für Ausfälle, Datenrettung, unplanbare Reparaturen und der Zeitaufwand des Kanzlei-Personals für IT-Administration.

Performance Cloud: Transparente Kosten

Cloud-Lösungen arbeiten mit monatlichen Pauschalbeträgen, die alle wesentlichen Leistungen umfassen:

• Basis-Infrastruktur mit garantierten Ressourcen

• DATEV-Hosting-Optimierung

• Backup und Archivierung

• Managed Security (Firewall, Antivirus, Updates)

• Support während der Geschäftszeiten

Hinzu kommt eine einmalige Einrichtungsgebühr für Setup, Migration und optionale Mitarbeiterschulung.

Der ROI-Vergleich

Die direkten Kostenvergleiche sind wichtig, aber die entscheidenden Faktoren liegen in den indirekten Einsparungen:

Zeitersparnis: Die eingesparten 1.100 Stunden pro Jahr bei 10 Mitarbeitern können für wertschöpfende Tätigkeiten genutzt werden – Mandantenbetreuung, Akquise, Weiterbildung.

Keine Ausfälle: Professionelle Cloud mit hoher Verfügbarkeitsgarantie bedeutet minimale Ausfallzeiten. Lokale Server erfahren durchschnittlich deutlich mehr Ausfälle durch Hardware-Defekte, Stromprobleme oder menschliche Fehler.

Keine IT-Notfälle: Mitten in der Steuersaison fällt der Server aus. Ein Notfall-Techniker muss am Wochenende kommen. Mit Cloud: Nie Ihr Problem.

Flexibles Wachstum: Sie können jederzeit Kapazitäten hinzubuchen oder reduzieren, ohne neue Hardware zu kaufen.

Moderne Arbeitsmodelle: Homeoffice funktioniert reibungslos, was im Recruiting zunehmend zum entscheidenden Faktor wird.

Die Gesamtbetrachtung über mehrere Jahre zeigt: Cloud-Lösungen sind nicht nur konkurrenzfähig, sondern in den meisten Fällen deutlich wirtschaftlicher als lokale Infrastruktur – selbst vor Berücksichtigung der massiven Produktivitätsgewinne.

Migration: Ihr Weg in die Cloud

Phase 1: Vorbereitung und Planung

Woche 1-2: Ist-Analyse

Bevor Sie in die Cloud migrieren, müssen Sie verstehen, was Sie migrieren. Ein seriöser Cloud-Anbieter wird mit Ihnen eine strukturierte Bestandsaufnahme durchführen:

• Wie viele aktive Mandanten haben Sie in DATEV?

• Welche DATEV-Module nutzen Sie?

• Wie groß ist Ihre Datenbasis?

• Wie viele Arbeitsplätze greifen gleichzeitig auf DATEV zu?

• Welche Zusatzsoftware integriert mit DATEV?

• Haben Sie externe Zugriffe?

Diese Informationen bestimmen die richtige Cloud-Konfiguration. Eine Kanzlei mit 200 aktiven Mandanten und 5 Mitarbeitern braucht andere Ressourcen als eine mit 50 Mandanten und 15 Mitarbeitern.

Woche 3-4: Teststellung aufbauen

Seriöse Anbieter bieten eine Testumgebung an. Ihre DATEV wird in der Cloud aufgesetzt – parallel zu Ihrem lokalen System. Sie können testen, wie sich die Performance anfühlt, ob alle Funktionen wie gewohnt arbeiten, ob Drucker und Scanner korrekt eingebunden sind.

Diese Testphase ist entscheidend. Hier zeigt sich, ob der Anbieter hält, was er verspricht. Und sie gibt Ihrem Team Zeit, sich an die neue Umgebung zu gewöhnen.

Phase 2: Migration

Woche 5: Datenmigration

Die eigentliche Datenmigration erfolgt üblicherweise an einem Wochenende. Ihr lokaler DATEV-Server wird "eingefroren" – keine Buchungen mehr möglich. Die Daten werden verschlüsselt übertragen. Je nach Datenmenge dauert das einige Stunden.

Professionelle Anbieter nutzen dedizierte Transferleitungen oder verschlüsselte physische Datenträger, die per Kurier ins Rechenzentrum gebracht werden. Ihre Mandantendaten gehen niemals über unsichere Verbindungen.

Woche 6: Parallelbetrieb

Die kritischste Woche. Ihr Team arbeitet in der Cloud-DATEV, aber Ihr lokaler Server läuft noch als Fallback. Jeden Abend werden die Cloud-Daten zurück auf den lokalen Server gespiegelt – für den Fall, dass doch etwas schiefgeht.

In dieser Woche zeigen sich die letzten Kinderkrankheiten. Ein Drucker, der nicht sofort erkannt wird. Ein Scanner, der speziell konfiguriert werden muss. Ein Mitarbeiter, der sich erst an die neue Anmeldelogik gewöhnen muss.

Seriöse Anbieter haben in dieser Woche einen dedizierten Ansprechpartner für Sie. Nicht irgendeine Hotline, sondern eine Durchwahl zu dem Techniker, der Ihre Migration durchgeführt hat.

Woche 7: Go-Live

Nach einer Woche erfolgreichem Parallelbetrieb ist klar: Es funktioniert. Der lokale Server wird abgeschaltet. Sie arbeiten vollständig in der Cloud.

Was viele unterschätzen: Das Gefühl in diesem Moment. Jahrelang haben Sie sich mit einem langsamen, störanfälligen Server herumgeärgert. Und plötzlich öffnet sich ein Mandant in Sekunden statt in einer Minute. Eine BWA ist blitzschnell fertig. Ihr Team lächelt.

Phase 3: Optimierung

Die Migration ist nicht das Ende, sondern der Anfang. In den Wochen nach dem Go-Live sammeln Sie Erfahrungen:

• Welche Prozesse laufen jetzt besser?

• Wo gibt es noch Optimierungspotenzial?

• Welche zusätzlichen Features könnten sinnvoll sein?

Gute Cloud-Anbieter führen nach 4-6 Wochen ein Follow-Up-Gespräch. Sind Sie zufrieden? Gibt es Anpassungswünsche? Brauchen Sie mehr Ressourcen (weil Sie gewachsen sind) oder weniger (weil Sie überdimensioniert waren)?

Praxisbeispiele: Kanzleien berichten

Steuerberatung Schmidt, Köln: 15 Mitarbeiter

Ausgangslage: Lokaler Server, mehrere Jahre alt, regelmäßige Performance-Probleme besonders in der Steuersaison. Mehrere ungeplante Ausfälle im letzten Jahr. Mitarbeiter unzufrieden, Kündigungen mit Verweis auf "veraltete IT".

Migration: Außerhalb der Steuersaison. Testphase mehrere Wochen, Migration an einem Wochenende, Montag produktiv.

Ergebnisse nach 12 Monaten:

• DATEV-Geschwindigkeit deutlich verbessert

• Keine Ausfälle mehr

• Mitarbeiterzufriedenheit deutlich gestiegen

• Homeoffice problemlos möglich

• Neue Mitarbeiter eingestellt, moderne IT war ein Pluspunkt

"Ich ärgere mich, dass wir nicht früher gewechselt haben. Die Performance ist besser als erhofft. Und ich schlafe nachts ruhiger, weil ich weiß: Meine Mandantendaten sind sicherer als je zuvor." – Geschäftsführer Schmidt

Rechtsanwaltskanzlei Berger & Partner, Düsseldorf: 8 Anwälte

Ausgangslage: Kanzleisoftware auf lokalem Server, aber: Anwälte arbeiten häufig bei Mandanten oder im Gericht. Mobile Aktenarbeit nur eingeschränkt möglich, Akten mussten ausgedruckt mitgenommen werden. Unsicher, zeitaufwändig, Papierberg.

Lösung: Wechsel auf Performance Cloud, nicht primär wegen Geschwindigkeit, sondern wegen mobiler Zugriffsmöglichkeit.

Ergebnisse:

• Software von überall zugreifbar (Tablet, Laptop, Smartphone)

• Papierverbrauch deutlich gesunken

• Mandantengespräche professioneller: Alle Unterlagen digital dabei

• Gerichtstermine effizienter: Schriftsätze können vor Ort noch angepasst werden

• Nebenbei: Software läuft merklich schneller

"Als Anwältin bin ich viel unterwegs. Früher bedeutete das: Berge von Ausdrucken. Heute: iPad, und ich habe alle Mandate dabei. Das ist nicht nur praktisch, das ist transformativ für unsere Arbeitsweise." – Partnerin Berger

Wirtschaftsprüfung Hoffmann GmbH: 12 Prüfer

Ausgangslage: Audit-Software extrem langsam auf Standard-Laptops. Große Datenmengen (SAP-Exporte von Mandanten) führten regelmäßig zu Systemabstürzen oder sehr langen Berechnungszeiten.

Lösung: Performance Cloud mit großzügiger RAM-Konfiguration, dedizierte CPUs mit hoher Taktfrequenz.

Ergebnisse:

• Analysen deutlich schneller

• Keine Systemabstürze mehr bei großen Datenmengen

• Prüfungen sind wirtschaftlicher durchführbar

• Team kann bei Mandanten vor Ort arbeiten und trotzdem volle Rechenpower nutzen

• Wettbewerbsvorteil bei Akquise

"Wirtschaftsprüfung wird immer datenintensiver. Mit lokalen Laptops stießen wir an Grenzen. Die Performance Cloud gibt uns Rechenzentrumsleistung, egal wo wir sind." – Geschäftsführer Hoffmann

Checkliste: Ist Ihre Kanzlei Cloud-ready?

Technische Voraussetzungen

☐ Internetanbindung: Ausreichende Bandbreite (Download und Upload)
Prüfen Sie Ihre tatsächliche Geschwindigkeit, nicht die vertraglich vereinbarte

☐ Stabile Verbindung: Wenige Ausfälle pro Monat
Cloud-Arbeiten setzt Verfügbarkeit voraus

☐ Moderne Arbeitsplatz-PCs: Aktuelle Betriebssysteme, ausreichend RAM
Die Cloud ist schnell, aber Ihre PCs müssen die Verbindung handhaben können

☐ Browser: Moderne Browser in aktueller Version
Viele Cloud-Lösungen nutzen Browser-Technologie

Organisatorische Voraussetzungen

☐ Geschäftsführung ist überzeugt: Cloud ist eine Geschäfts-Entscheidung, keine IT-Entscheidung

☐ Team ist informiert: Transparente Kommunikation über Gründe und Vorteile

☐ Budget ist gesichert: Monatliche Kosten sind kalkuliert und freigegeben

☐ Zeitfenster identifiziert: Migration am besten außerhalb der Steuersaison

☐ Ansprechpartner benannt: Wer koordiniert intern die Migration?

Rechtliche Voraussetzungen

☐ Auftragsverarbeitungsvertrag: Anbieter kann rechtssicheren AVV stellen

☐ Serverstandort Deutschland: Rechenzentren befinden sich in Deutschland

☐ ISO 27001 Zertifizierung: Anbieter hat nachweisbare Sicherheitsstandards

☐ DSGVO-Konformität: Anbieter kann TOMs dokumentieren

☐ Berufsrechtliche Pflichten: Anbieter versteht steuerliche Verschwiegenheitspflicht

Anbieter-Qualifikation

☐ DATEV-Erfahrung: Anbieter hat nachweislich andere Kanzleien migriert

☐ Referenzen: Mindestens 3 Referenzkanzleien sind kontaktierbar

☐ Deutscher Support: Support in deutscher Sprache, während deutscher Geschäftszeiten

☐ SLA: Schriftlich garantierte Verfügbarkeit

☐ Backup-Konzept: Dokumentiertes, getestetes Backup- und Notfallkonzept

☐ Transparente Struktur: Klare Informationen über Leistungsumfang

Migration-Readiness

☐ Datenvolumen bekannt: Sie wissen, wie groß Ihre DATEV-Datenbank ist

☐ Schnittstellen dokumentiert: Sie kennen alle Programme, die mit DATEV interagieren

☐ Testphase eingeplant: Mindestens 2-3 Wochen für Tests vor Go-Live

☐ Fallback-Plan: Was passiert, wenn die Migration schiefgeht?

☐ Schulungskonzept: Wie werden Mitarbeiter auf neue Umgebung vorbereitet?

Fazit: Die Cloud ist kein "Ob", sondern ein "Wann"

Die Zahlen lügen nicht. Performance Cloud-Lösungen für DATEV sind lokalen Servern in praktisch jeder Hinsicht überlegen: Geschwindigkeit, Zuverlässigkeit, Sicherheit, Kosteneffizienz. Die Technologie ist ausgereift. Die Sicherheitsstandards sind höher als das, was einzelne Kanzleien stemmen können. Und der wirtschaftliche Case ist eindeutig.

Trotzdem zögern viele Kanzleien. Die Gründe sind meist emotionaler Natur: "Wir haben immer einen eigenen Server gehabt." "Ich will meine Daten nicht 'irgendwo' wissen." "Was, wenn das Internet ausfällt?"

Diese Bedenken sind verständlich, aber sie halten einer nüchternen Analyse nicht stand. Ihre Daten sind in einem deutschen ISO-27001-zertifizierten Rechenzentrum sicherer als im Kanzlei-Keller. Ihre Internet-Verfügbarkeit ist höher als die Verfügbarkeit Ihres lokalen Servers. Und "irgendwo" ist ein präzise dokumentierter, physisch gesicherter, redundant ausgelegter Standort in Deutschland.

Die Frage ist nicht, ob Sie in die Cloud wechseln sollten. Die Frage ist: Wann? Und mit wem?

Ihr nächster Schritt

ibeco Systems bietet einen kostenlosen 30-minütigen IT-Check für Steuerkanzleien an. In diesem Gespräch analysieren wir gemeinsam:

• Ihre aktuelle IT-Situation und Schmerzpunkte

• Ihr realistisches Einsparpotenzial durch Cloud

• Die richtige Dimensionierung für Ihre Kanzlei

• Einen groben Migrationsplan mit Zeitrahmen

• Eine ehrliche Einschätzung: Lohnt sich Cloud für Sie?

Dieser Check ist kostenlos und unverbindlich. Sie erhalten eine professionelle Einschätzung von Experten, die seit über 15 Jahren Kanzleien bei der Digitalisierung begleiten.