Besonders bei kleinen Unternehmen ist die sichere Archivierung von E-Mails oftmals eine große Herausforderung. Betrieben fehlen meist die Mittel und das Know How, um geeignete Lösungen innerhalb des Unternehmens zu implementieren. Wenn Sie vor der Herausforderung stehen, Ihren Email-Verkehr zu archivieren, sollten Sie nicht verzweifeln. Denn es gibt auch für kleinere Organisationen günstige und sichere Lösungen, E-Mails aufzubewahren und einen funktionierenden Backup aufzubauen. 

Zusammenfassung

• Alle Unternehmen, auch Solo-Selbstständige müssen E-Mails ordnungsgemäß archivieren

• Zu den häufigsten Problemen bei der E-Mail-Aufbewahrung für Kleinunternehmen gehören die Einhaltung der Datenschutzrichtlinien, geringe Speicherkapazität und gelegentlicher Datenverlust

• Cloud-Speicher sind eine kostengünstige und gut skalierbare Lösung für kleine Firmen, E-Mails ordnungsgemäß aufzubewahren

• Gute Cloud-Lösungen bestehen aus zwei Säulen: E-Mail-Hosting und E-Mail-Backups

• Sichere Cloud-Archive sind verschlüsselt, beinhalten Sicherheitsmechanismen und laufen über Server innerhalb der EU

• ibeco ist Ihr Partner bei der Implementierung einer sicheren E-Mail-Archivierung für Klein-und Mittelstandsunternehmen auf deutschen Rechenzentren

Für wen ist E-Mail-Archivierung Pflicht?

In Deutschland müssen alle Unternehmen und Gewerbetreibende ihren E-Mail-Verkehr archivieren. Davon ausgenommen sind lediglich Freiberufler und Kleinunternehmer. Bei der E-Mail-Archivierung geht es um die langfristige elektronische Aufbewahrung von eingehenden und ausgehenden E-Mails. Kleine Unternehmen und sogar Solo-Selbstständige müssen diese Pflicht ebenfalls einhalten und den elektronischen Schriftverkehr systematisch aufbewahren. 

Welche E-Mails müssen Unternehmen aufbewahren?

Die Aufbewahrungspflicht gilt für alle Nachrichten, die allgemein archivierungspflichtige Vorgänge enthalten. Darunter fallen alle E-Mails, die steuerlich oder buchhalterisch relevant sind, wie zum Beispiel:

• Rechnungen

• Angebote

• Vertragsabschlüsse

• Abrechnungen

• Steuerbescheide

• Geschäftskritische Vorgänge

E-Mails, die solche Informationen erhalten, dürfen von Unternehmen vor Ablauf der Fristen nicht gelöscht werden. Die gesetzlichen Anforderungen besagen sogar, dass es Mitarbeitern gar nicht möglich sein soll, den elektronischen Schriftverkehr zu löschen oder nachträglich zu bearbeiten. Damit ist auch klar, dass auch kleine Unternehmen E-Mail-Backups zur sicheren Aufbewahrung einrichten müssen.

Aufbewahrungsfristen von E-Mails

Es gibt zwei unterschiedliche Fristen, wie lange Unternehmen archivierungspflichtige E-Mails aufbewahren müssen. 

6 Jahre: Alle E-Mails, die für den Handel relevant sind.

• Lieferscheine

• Auftragsbestätigungen

• Rechnungen

• Angebote

• Stornierungen

• Widerrufsschreiben

• Kündigungsschreiben

10 Jahre: Alle E-Mails, die Einnahmen und Ausgaben des Unternehmens zeigen.

• Lageberichte

• Bilanzen

• Kontoauszüge

• Jahresabschlüsse

• Inventarlisten

Die Aufbewahrungsfrist startet immer am Ende des Kalenderjahres, in dem die E-Mail eingegangen ist oder versendet wurde. 

Häufige Herausforderungen bei Kleinunternehmen

Vielen Kleinunternehmen ohne interne IT-Abteilung fällt es schwer, eine rechtssichere E-Mail-Archivierung einzurichten. Denn bei der Erstellung eines sicheren E-Mail-Backups gibt es einige Fallstricke, mit denen Firmen oft zu kämpfen haben. 

Speicherkapazität

Der elektronische Schriftverkehr nimmt in der Unternehmenskommunikation immer mehr Raum ein. Durchschnittlich versenden Firmen in Deutschland 43 archivierungspflichtige E-Mails an einem Geschäftstag, die alle mindestens 6 Jahre gespeichert werden müssen. Gerade Kleinunternehmen haben meistens nicht genügend lokale Speicherkapazitäten, um ihre E-Mails rechtssicher abzulegen und stehen vor der Herausforderung, externe und kostengünstige Lösungen zu finden. 

DSGVO konforme E-Mail-Archivierung

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) spielt bei der Archivierung von E-Mails eine Schlüsselrolle. Denn während Rechnungen, Belege und Angebote verpflichtend gespeichert werden müssen, dürfen andere E-Mails nur zweckgebunden aufbewahrt werden. Darunter fallen: 

• E-Mails, die personenbezogene Daten

• Informationen zu Bewerbern

• Private Nachrichten, die mit einem Firmenkonto versendet wurden

Viele Unternehmen stehen also vor der Herausforderung, bestimmte E-Mails langfristig aufzubewahren und gleichzeitig die DSGVO Aufbewahrungsfristen einzuhalten, wenn ein vereinbarter Zweck er E-Mail-Speicherung erfüllt ist. 

Sichere E-Mail-Backups

Unternehmen können mit Softwareprogrammen automatisch E-Mails archivieren und diese auf externen Servern speichern. Dafür gibt es viele Anbieter, die sich aber stark in Sachen Zuverlässigkeit und Sicherheit unterscheiden können. Vielen Kleinunternehmen fehlt sowohl die Zeit als auch das interne Know-How, die besten und sichersten Lösungen ausfindig zu machen. Außerdem spielt der Serverstandort eine zentrale Rolle dabei, inwiefern die E-Mail-Speicher rechtssicher und datenschutzkonform sind. Das liegt daran, dass viele Server-Hosts Cloud-Speicher für Unternehmen außerhalb der EU anbieten, die häufig nicht den hiesigen Datenschutzanforderungen entsprechen. 

Hohe Kosten für lokale E-Mail-Aufbewahrung

E-Mail-Backups können auch lokal gespeichert werden. Das funktioniert sowohl über Festplatten und externen Speichergeräten als auch auf hauseigenen Servern. Damit können Unternehmen die Zugänge zu den Daten ausreichend absichern, denn der Zugriff auf den E-Mail-Backup kann nur vor Ort erfolgen. Wer eine sogenannte “Private Cloud” einrichtet, kann auch außerhalb des Unternehmensstandorts auf den E-Mail-Speicher zugreifen. 

Diese Cloud-Typen gelten zwar als besonders sicher, haben jedoch auch Nachteile. Aufgrund der hohen Anschaffungs-und Betriebskosten sind große lokale E-Mail-Archive für kleine Unternehmen meist unbezahlbar. Außerdem können Speicherkapazitäten nur langsam ausgebaut werden, wenn der Bedarf an Speicherplatz steigt.  

Cloud-Lösungen für Email-Archivierung

Kleinunternehmen stehen oft vor der Herausforderung, kosteneffiziente und skalierbare Lösungen für die E-Mail-Archivierung zu finden. Cloud-Lösungen bieten genau dies und haben viele Vorteile gegenüber traditionellen, lokalen Speichern.

• Skalierbarkeit: Cloud-Lösungen passen sich an das wachsende Datenvolumen eines Unternehmens an, ohne dass zusätzliche Hardware angeschafft werden muss.

• Kostenersparnis: Keine Investition in teure Server-Infrastruktur; stattdessen flexible Abonnements, die sich nach dem Speicherbedarf richten.

• Ortsunabhängiger Zugriff: Mitarbeiter können von überall sicher auf archivierte E-Mails zugreifen – ideal für Remote-Work.

• Aktualität und Sicherheit: Regelmäßige Sicherheitsupdates und automatische Backups schützen vor Datenverlust und Cyberangriffen

E-Mail-Archivierung gehört zu den ersten Schritten, um eine komplette Cloud für Unternehmen einrichten zu können. Eine sichere E-Mail-Aufbewahrung in einer Cloud lässt sich grob in zwei Bereiche unterteilen: Cloud E-Mail-Hosting und Cloud-Email-Backup. 

Cloud E-Mail-Hosting

Cloud E-Mail-Hosting konzentriert sich darauf, E-Mails auf externen Servern zu speichern und zu verwalten, während die tägliche Kommunikation über das Internet abgewickelt wird. Dies entlastet lokale Systeme und sorgt für eine sichere Archivierung von E-Mails in Echtzeit.

Funktion: E-Mail-Hosting bezieht sich auf die Bereitstellung von E-Mail-Diensten über die Server eines Drittanbieters, anstatt lokale E-Mail-Server zu verwenden. Cloud-E-Mail-Hosting-Services bieten gerade kleinen Unternehmen zahlreiche Vorteile: 

• Zentralisierte Verwaltung: E-Mails werden auf externen Servern gespeichert und sind jederzeit abrufbar.

• Kontinuierliche Verfügbarkeit: Cloud-Hosting gewährleistet, dass E-Mails auch bei einem Serverausfall oder anderen technischen Problemen stets verfügbar sind.

• Automatisierte Synchronisation: Alle E-Mails werden in Echtzeit archiviert und gesichert, ohne dass manueller Eingriff notwendig ist.

• Zugang und Benutzerfreundlichkeit: Durch sichere Webschnittstellen oder spezielle Clients können Mitarbeiter von jedem Gerät auf ihre E-Mails zugreifen

Cloud E-Mail Backup 

Im Unterschied zum Hosting konzentrieren sich Cloud-E-Mail-Backups auf die Speicherung einer Kopie der E-Mails, um diese im Falle eines Datenverlusts wiederherstellen zu können. Dies ist ein essenzieller Bestandteil der Archivierung und wird häufig automatisiert, um menschliche Fehler zu minimieren.

Funktion: Beim Backup wird eine Sicherheitskopie der E-Mails gespeichert, die bei Datenverlust wiederhergestellt werden kann. Die Vorteile von E-Mail-Cloud-Backups sind vielfältig: 

• Automatische Datensicherung: Cloud-Backup-Lösungen bieten automatisierte Backup-Zyklen, um sicherzustellen, dass keine wichtigen E-Mails verloren gehen.

• Langfristige Speicherung: E-Mails werden nicht nur gesichert, sondern für mehrere Jahre gespeichert, um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen (z.B. 6 oder 10 Jahre Aufbewahrungsfrist).

• Cyber-Resilienz: Im Falle eines Fehlers oder Hackerangriffs können gelöschte oder beschädigte E-Mails einfach wiederhergestellt werden​

• Speicherunabhängigkeit: Unternehmen müssen keine zusätzlichen lokalen Speicherlösungen pflegen; der Anbieter stellt den Speicherplatz und die notwendigen Sicherheitsvorkehrungen bereit.

Cloud-Archivierung für Kleinunternehmen

Cloud-Lösungen sind gerade für Kleinunternehmen bestens geeignet, um die vielfältigen Herausforderungen bei der E-Mail-Archivierung zu bewältigen. Die zwei zentralen Säulen sind E-Mail-Hosting und ein E-Mail-Backup, um das Risiko verloren gegangener Nachrichten zu minimieren. 

Sichere Cloud-Speicher für E-Mails

Besonders bei der Auswahl von Cloud-Diensten müssen Kleinunternehmen sicherstellen, dass die gespeicherten Daten den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Ein DSGVO-konformer Cloud-Anbieter, idealerweise mit Rechenzentren in Deutschland, ist hierfür essenziell. Achten Sie besonders auf drei zentrale Schritte, die Sie bei der Archivierung von E-Mails durchführen sollten.

Erstens: Sicheren Serverstandort innerhalb der EU auswählen

Zweitens: Sicherheitsmechanismen etablieren. Dazu gehören 2-Faktor-Authentifizierung, sichere Passwörter, geschulte Mitarbeiter in Sachen Cyber-Security und Datenschutz

Drittens: Verschlüsselung. Symmetrische Verschlüsselung (wie AES) stellt sicher, dass gespeicherte E-Mails auch bei einem Hackerangriff nicht ausgelesen werden können​

ibeco ist Ihr Partner für sicheres Cloud-Hosting

Wir helfen Klein-und Mittelstandsunternehmen bei der Entwicklung, Durchführung und Implementierung sicherer Cloud-Lösungen. Unsere IT-Experten stellen sicher, dass Ihre E-Mails ordnungsgemäß archiviert und gut abgesichert sind. 

E-Mail-Archivierung mit ibeco

Als Partner für Cloud-Speicher und Cloud-Computing-Lösungen kennen wir die ideale Lösung, um Ihre Emails sorgenfrei, sicher und datenschutzkonform zu speichern: 

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• Sicheres Cloud-Hosting auf deutschen Servern: Ziehen Sie ein in unser zuverlässiges deutsches Rechenzentrum

• Bis zu 70 Prozent weniger Speicherbedarf für Ihr E-Mail-Archiv

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• Einfache Wiederherstellung gelöschter E-Mails

• Entlastung Ihres E-Mail-Servers für eine bessere Leistung

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Fazit

Für kleine Unternehmen stellt die E-Mail-Archivierung eine Herausforderung dar, insbesondere bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und der technischen Umsetzung. Cloud-Lösungen bieten eine flexible und kostengünstige Möglichkeit, E-Mails sicher und DSGVO-konform zu archivieren. Durch die Kombination aus Cloud E-Mail-Hosting für die Verwaltung und Cloud E-Mail Backup zur Sicherung lassen sich Risiken minimieren und Speicher effizient nutzen. Ein entscheidender Aspekt ist die Wahl eines Anbieters, der hohe Sicherheitsstandards erfüllt. Zudem sollte eine Lösung einfach skalierbar sein, um auch bei wachsendem E-Mail-Verkehr zukunftssicher zu bleiben.

FAQ

Ist E-Mail-Archivierung Pflicht für Kleinunternehmen?

Ja, auch kleine Unternehmen sind gesetzlich verpflichtet, relevante E-Mails zu archivieren. Dies betrifft insbesondere Nachrichten mit steuerlicher oder buchhalterischer Bedeutung.

Welche E-Mails unterliegen der Aufbewahrungspflicht?

Alle E-Mails, die geschäftskritische Informationen wie Rechnungen oder Verträge enthalten, müssen archiviert werden. Diese Dokumente unterliegen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen von 6 bzw. 10 Jahren.

Welche Vorteile bietet E-Mail-Archivierung über eine Cloud?

Cloud-Lösungen bieten flexible Speicherkapazitäten und reduzieren Kosten für Hardware. Zudem ermöglichen sie den sicheren Zugriff auf E-Mails von überall und beinhalten automatische Backups.

Was ist der Unterschied zwischen Cloud-Hosting und Cloud-Backup?

Cloud-Hosting verwaltet E-Mails in Echtzeit auf externen Servern, während Cloud-Backup regelmäßige Sicherheitskopien für die Wiederherstellung speichert. Beide Lösungen ergänzen sich, um die tägliche Verfügbarkeit und Datensicherheit zu gewährleisten.

Wie finde ich einen DSGVO-konformen Cloud-Anbieter?

Achten Sie auf Anbieter mit Rechenzentren in der EU und strengen Sicherheitsstandards wie Zwei-Faktor-Authentifizierung und Verschlüsselung. Dies gewährleistet die Einhaltung der europäischen Datenschutzbestimmungen.

Welche Lösungen bietet ibeco für die E-Mail-Archivierung?

Ibeco bietet DSGVO-konforme, sichere Cloud-Lösungen mit deutschen Servern, die auch ideal für kleine oder mittelständische Unternehmen sind. Durch die leistungsstarken Such- und Backup-Funktionen wird eine zuverlässige E-Mail-Archivierung gewährleistet.